Soutien en gestion administrative ? des exemples

soutien en gestion administrative

Des prestations de soutien en gestion administrative, ça veut dire quoi ? C’est vaste !

La rédaction, la correction de vos écrits, ça parle à tout le monde.

Des exemples précis seront plus parlants qu’une longue explication.

Document unique d’évaluation des risques professionnels

Mon tout premier client (il y a un an maintenant) m’a missionné pour mettre en place le document unique d’évaluation des risques professionnels (ou DUER) dans ses 2 entreprises :

  • J’ai créé un modèle de DUER le plus facile possible à utiliser.
  • J’ai fait une compilation de toutes les fiches de risques à analyser pour compléter ce document unique.
  • J’ai accompagné son assistante pour compléter ces fiches de risque
  • J’ai complété le document unique avec le résultat de ces analyses et des actions existantes ou à mettre en place pour pallier les risques identifiés.

Comparatif d’une offre de formation sur Mon Compte Formation

Une formatrice indépendante propose des formations en bureautique sur la plateforme Mon Compte Formation. Elle m’a demandé de comparer son catalogue d’offre avec celles proposées par l’organisme certificateur sur lequel elle s’appuie. Elle voulait s’assurer qu’il n’y avait pas de trou dans la raquette dans son catalogue :

Mon compte formation
  • J’ai créé un document Excel pour comparer les 16 offres de formation existantes et visualiser rapidement les points manquants dans son catalogue.
  • J’ai analysé chacune des 16 formations avec celles de l’organisme certificateur.
  • J’ai mis en évidence les manques de son offre de formation afin qu’elle puisse coller à ce qui peutt être attendu dans ce type de formation.

Réécriture et mise en page d’un mémoire technique pour des appels d’offre.

Un artisan chauffagiste m’a demandé de revoir le mémoire technique qu’il utilisait pour répondre aux appels d’offre. Il était conscient que celui-ci ne donnait pas forcément une bonne image de son entreprise. Il souhaitait avoir un document plus étoffé et dont la mise en page serait davantage professionnelle.
Je me suis appuyée sur l’une de ses assistantes, en charge des appels d’offre, pour avoir les informations manquantes et finaliser le contenu.
J’ai fait ensuite une proposition de mise en page que mon client a voulu modifier. Demande à laquelle j’ai bien sûr répondu sans difficulté.

Démarches d’embauche d’un étudiant en alternance

Alternance, étudiant, démarches administratives

J’accompagne actuellement un indépendant dans les démarches nécessaires pour prendre un étudiant en alternance :

  • Saisie de la demande d’alternance sur la plateforme de l’établissement d’accueil de l’étudiant
  • Saisie de la demande de prise en charge par l’OPCO duquel dépend mon client

Recherche de formations en management pour des salariés

Un client, franchisé dans l’automobile, veut faire monter en compétence un de ses salariés. il m’a mandaté pour trouver des formations en management adaptées à son activité. Il faut également mettre en place le financement de ces formations.
Après une prise de contact avec l’OPCO concerné, un diagnostic a été lancé. Je travaille actuellement en lien avec le consultant de l’OPCO pour finaliser le parcours de formation de ce salarié et son financement.

Démarches de création d’un organisme de formation

Création organisme de formation

J’accompagne actuellement un de mes clients qui souhaite lancer son organisme de formation :

  • Création des documents nécessaires : programme de formation, convention de formation, règlement intérieur, CGV, etc.
  • Envoi du formulaire CERFA avec tous les justificatifs à la DIRECCTE

Soutien en gestion administrative : faciliter le quotidien des chefs d’entreprise

Comme vous pouvez le constater, il s’agit d’accompagner les entrepreneurs sur des dossiers ponctuels qui nécessitent des recherches préalables, des réflexions quant à la meilleure façon de mener ce projet.

Ce type de mission demande d’être focalisé sur le dossier. Chose difficile lorsqu’on doit aussi faire marcher son entreprise.

C’est là que j’interviens. Je suis une facilitatrice du quotidien du chef d’entreprise.

Un contact, un échange sur votre problématique, votre besoin et nous définissons ensemble les contours de la mission et la meilleure façon de la mener.

Simple comme un coup de fil !

Chefs d’entreprise, comment faire des économies sur vos frais généraux ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, en solo ou avec quelques salariés, vous avez tous des factures de frais généraux : énergie, communication, assurance de vos locaux, de vos véhicules, location de photocopieur ….

Ces factures étant bien souvent mensualisées et prélevées automatiquement, le renouvellement du contrat se faisant par tacite reconduction, vous pouvez perdre l’habitude d’en suivre le coût et lorsque vous le faites, la date d’échéance de la résiliation du contrat est dépassée. Vous voilà reparti pour une année supplémentaire.
De plus, votre entreprise a évolué depuis la mise en place de vos contrats, ses besoins aussi. Vos prestataires ont également fait évoluer leurs offres.

Etes-vous sûr que les prestations que vous payez chaque mois correspondent toujours à vos besoins ?

Afin de vous en assurer, je vous propose différentes actions :

  1. Mettre en place un tableau de suivi de vos contrats avec le coût, la durée, la date d’échéance, les conditions de résiliation …
  2. Etudier les besoins couverts par les contrats en place et les comparer avec vos besoins actuels
    • y-a-t-il une différence ?
    • des besoins qui ne sont plus d’actualité ?
    • d’autres qui ne sont pas couverts ?
  3. Une fois cet état des lieux effectué, réfléchir à la pertinence de revoir certains de vos contrats en faisant des demandes de devis
    • à votre fournisseur actuel
    • à d’autres fournisseurs pour avoir des éléments de comparaison

Ce travail de longue haleine peut se révéler payant à double titre : vous gagnez en efficacité en ayant des prestations qui collent vraiment à vos besoins et en rentabilité en payant le juste besoin au juste prix.

Je vous accompagne

Mais vous lancer dans cette analyse vous fait peur ? vous n’avez pas le temps, vos collaborateurs sont déjà bien occupés avec les activités quotidiennes ?
Pas de panique, je peux intervenir sur ce type de mission ponctuelle et vous permettre ainsi d’avoir tous les éléments en main pour prendre votre décision !