Chaque année, c’est la même chose, le classeur de factures de l’année écoulée dans les mains, les boites à archives pleines à craquer devant vous, les questions qui tournent en boucle :
Je conserve quoi ? Je peux jeter cette facture qui date de 8 ans ?
Non, vous ne pouvez pas ! Une facture se garde 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable auquel elle appartient.
Le classement des documents administratif doit respecter certaines règles
On ne peut pas réduire en confettis les relevés de banque parce que les étagères débordent !
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Les documents civils et commerciaux
| TYPE DE DOCUMENTS | DUREE DE CONSERVATION |
|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la date de livraison ou de la réalisation de la prestation |
| Bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Les documents comptables
| TYPE DE DOCUMENTS | DUREE DE CONSERVATION |
|---|---|
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Les documents fiscaux
| TYPE DE DOCUMENTS | DUREE DE CONSERVATION |
|---|---|
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
– la dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres
– de la date à laquelle les documents ont été établis.
Les documents sociaux
| TYPE DE DOCUMENTS | DUREE DE CONSERVATION |
|---|---|
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) Attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation du RCS |
| Attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE | 5 ans après la cessation de l’activité |
| Attestation d’immatriculation (CCI,CMA) pour les autoentrepreneur | Au minimum, le temps de l’activité |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| – Registre de titres nominatifs – Registre des mouvements de titres – Ordre de mouvement – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | Les 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | Les 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | Les 3 derniers exercices |
Les documents de gestion du personnel
| TYPE DE DOCUMENTS | DUREE DE CONSERVATION |
|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| – Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail – Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
Durant les délais de conservation mentionnés ci-dessus, l’administration peut effectuer des contrôles dans votre entreprise.
Ne pas être en mesure de fournir ces documents, car ils ont été mal classés ou détruits, peut vous valoir une sanction.
C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»
Vous avez besoin d’aide pour effectuer cet archivage dans le respect de la règlementation ?
Je suis à votre disposition pour mettre en place cette mission
Source : Service-public.fr