Chefs d’entreprise, combien de temps conserver vos documents !

Chaque année, c’est la même chose, le classeur de factures de l’année écoulée dans les mains, les boites à archives pleines à craquer devant vous, les questions qui tournent en boucle :
Je conserve quoi ? Je peux jeter cette facture qui date de 8 ans ?
Non, vous ne pouvez pas ! Une facture se garde 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable auquel elle appartient.

Le classement des documents administratif doit respecter certaines règles

On ne peut pas réduire en confettis les relevés de banque parce que les étagères débordent !

ad&mots vous dit tout

Les documents civils et commerciaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la date de livraison ou de la réalisation de la prestation
Bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)5 ans
Document de transport de marchandises5 ans
Déclaration en douane3 ans
Police d’assurance2 ans à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin de la protection
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin du mandat

Les documents comptables

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Les documents fiscaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Impôt sur le revenu et sur les sociétés6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)6 ans
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)6 ans
Les délais donnés ci-dessus courent à partir de :
– la dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres
– de la date à laquelle les documents ont été établis.

Les documents sociaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)
Attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE
5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation du RCS
Attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE5 ans après la cessation de l’activité
Attestation d’immatriculation (CCI,CMA) pour les autoentrepreneurAu minimum, le temps de l’activité
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)5 ans
– Registre de titres nominatifs
– Registre des mouvements de titres
– Ordre de mouvement
– Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration
5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirsLes 3 derniers exercices
Rapport du gérant ou du conseil d’administrationLes 3 derniers exercices
Rapport des commissaires aux comptesLes 3 derniers exercices

Les documents de gestion du personnel

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ans
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 an
– Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail
– Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT)
5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ans

Durant les délais de conservation mentionnés ci-dessus, l’administration peut effectuer des contrôles dans votre entreprise.
Ne pas être en mesure de fournir ces documents, car ils ont été mal classés ou détruits, peut vous valoir une sanction.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

Vous avez besoin d’aide pour effectuer cet archivage dans le respect de la règlementation ?
Je suis à votre disposition pour mettre en place cette mission

Source : Service-public.fr

Chefs d’entreprise, préparez la fin d’année !

Pour beaucoup de TPE/PME, la fin de l’année est synonyme de bilan comptable.

3 profils majeurs de chefs d’entreprise se dégagent :

1 – Le chef d’entreprise pouvant s’appuyer sur un.e secrétaire comptable : il aborde cette période plutôt sereinement. Chaque mois, les documents administratifs sont envoyés classés, annotés à son cabinet comptable qui les saisit et lui pose les questions au fil des mois. La fin de l’année permet de consolider l’ensemble de ce travail mensuel et les quelques questions complémentaires trouvent rapidement des réponses.

2 – Le chef d’entreprise sans équipe administrative mais néanmoins suffisamment organisé pour gérer la relation avec son cabinet comptable de façon régulière.

Il y consacre cependant un certain nombre d’heures, en plus du développement de son activité, conscient de l’importance de transmettre des données précises à son expert-comptable pour faciliter la saisie des pièces comptables et leur consolidation en fin d’année. Mais ces heures passées sur le suivi administratif de son activité sont des heures en moins pour la relation avec ses clients, ses fournisseurs, le développement de son activité.

3 – Le chef d’entreprise conscient de l’importance de ce dossier mais dépassé par le temps qu’il faut y consacrer. La paperasse, ça n’est pas sa tasse de thé. Il transmet le paquet de documents chaque mois à son expert-comptable, charge à lui de faire le tri et de rapprocher ce qui doit l’être. Cela engendre des échanges de mails avec l’entrepreneur afin de comprendre qui va où, à payer quoi, quand et comment !

La fin de l’année approchant, il sait qu’il y consacrera des soirées entières voire des week-ends à répondre aux questions de son expert-comptable ! Une situation loin d’être agréable et peu propice à la préparation de l’année à venir.

Vous vous reconnaissez dans les profils 2 et 3 ?

ad&mots vous apporte la solution et vous permet d’aborder plus sereinement cette période cruciale dans la vie d’une entreprise en vous proposant une organisation adaptée à votre fonctionnement.

En déléguant le traitement des documents administratifs à transmettre chaque mois à votre cabinet comptable, vous vous assurez que celui-ci pourra faire les saisies comptables, les consolidations, les analyses avec plus de fluidité ; chaque document, chaque flux financier ayant été clairement identifiés. Le bilan de fin d’année pourra ainsi être abordé avec plus de tranquillité et vous retrouverez le temps qu’il vous faut pour exercer votre métier.

Vous voulez en savoir plus ? Contactez-moi !