Soutien en gestion administrative ? des exemples

soutien en gestion administrative

Des prestations de soutien en gestion administrative, ça veut dire quoi ? C’est vaste !

La rédaction, la correction de vos écrits, ça parle à tout le monde.

Des exemples précis seront plus parlants qu’une longue explication.

Document unique d’évaluation des risques professionnels

Mon tout premier client (il y a un an maintenant) m’a missionné pour mettre en place le document unique d’évaluation des risques professionnels (ou DUER) dans ses 2 entreprises :

  • J’ai créé un modèle de DUER le plus facile possible à utiliser.
  • J’ai fait une compilation de toutes les fiches de risques à analyser pour compléter ce document unique.
  • J’ai accompagné son assistante pour compléter ces fiches de risque
  • J’ai complété le document unique avec le résultat de ces analyses et des actions existantes ou à mettre en place pour pallier les risques identifiés.

Comparatif d’une offre de formation sur Mon Compte Formation

Une formatrice indépendante propose des formations en bureautique sur la plateforme Mon Compte Formation. Elle m’a demandé de comparer son catalogue d’offre avec celles proposées par l’organisme certificateur sur lequel elle s’appuie. Elle voulait s’assurer qu’il n’y avait pas de trou dans la raquette dans son catalogue :

Mon compte formation
  • J’ai créé un document Excel pour comparer les 16 offres de formation existantes et visualiser rapidement les points manquants dans son catalogue.
  • J’ai analysé chacune des 16 formations avec celles de l’organisme certificateur.
  • J’ai mis en évidence les manques de son offre de formation afin qu’elle puisse coller à ce qui peutt être attendu dans ce type de formation.

Réécriture et mise en page d’un mémoire technique pour des appels d’offre.

Un artisan chauffagiste m’a demandé de revoir le mémoire technique qu’il utilisait pour répondre aux appels d’offre. Il était conscient que celui-ci ne donnait pas forcément une bonne image de son entreprise. Il souhaitait avoir un document plus étoffé et dont la mise en page serait davantage professionnelle.
Je me suis appuyée sur l’une de ses assistantes, en charge des appels d’offre, pour avoir les informations manquantes et finaliser le contenu.
J’ai fait ensuite une proposition de mise en page que mon client a voulu modifier. Demande à laquelle j’ai bien sûr répondu sans difficulté.

Démarches d’embauche d’un étudiant en alternance

Alternance, étudiant, démarches administratives

J’accompagne actuellement un indépendant dans les démarches nécessaires pour prendre un étudiant en alternance :

  • Saisie de la demande d’alternance sur la plateforme de l’établissement d’accueil de l’étudiant
  • Saisie de la demande de prise en charge par l’OPCO duquel dépend mon client

Recherche de formations en management pour des salariés

Un client, franchisé dans l’automobile, veut faire monter en compétence un de ses salariés. il m’a mandaté pour trouver des formations en management adaptées à son activité. Il faut également mettre en place le financement de ces formations.
Après une prise de contact avec l’OPCO concerné, un diagnostic a été lancé. Je travaille actuellement en lien avec le consultant de l’OPCO pour finaliser le parcours de formation de ce salarié et son financement.

Démarches de création d’un organisme de formation

Création organisme de formation

J’accompagne actuellement un de mes clients qui souhaite lancer son organisme de formation :

  • Création des documents nécessaires : programme de formation, convention de formation, règlement intérieur, CGV, etc.
  • Envoi du formulaire CERFA avec tous les justificatifs à la DIRECCTE

Soutien en gestion administrative : faciliter le quotidien des chefs d’entreprise

Comme vous pouvez le constater, il s’agit d’accompagner les entrepreneurs sur des dossiers ponctuels qui nécessitent des recherches préalables, des réflexions quant à la meilleure façon de mener ce projet.

Ce type de mission demande d’être focalisé sur le dossier. Chose difficile lorsqu’on doit aussi faire marcher son entreprise.

C’est là que j’interviens. Je suis une facilitatrice du quotidien du chef d’entreprise.

Un contact, un échange sur votre problématique, votre besoin et nous définissons ensemble les contours de la mission et la meilleure façon de la mener.

Simple comme un coup de fil !

Chefs d’entreprise, combien de temps conserver vos documents !

Chaque année, c’est la même chose, le classeur de factures de l’année écoulée dans les mains, les boites à archives pleines à craquer devant vous, les questions qui tournent en boucle :
Je conserve quoi ? Je peux jeter cette facture qui date de 8 ans ?
Non, vous ne pouvez pas ! Une facture se garde 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable auquel elle appartient.

Le classement des documents administratif doit respecter certaines règles

On ne peut pas réduire en confettis les relevés de banque parce que les étagères débordent !

ad&mots vous dit tout

Les documents civils et commerciaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la date de livraison ou de la réalisation de la prestation
Bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)5 ans
Document de transport de marchandises5 ans
Déclaration en douane3 ans
Police d’assurance2 ans à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin de la protection
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin du mandat

Les documents comptables

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Les documents fiscaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Impôt sur le revenu et sur les sociétés6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)6 ans
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)6 ans
Les délais donnés ci-dessus courent à partir de :
– la dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres
– de la date à laquelle les documents ont été établis.

Les documents sociaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)
Attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE
5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation du RCS
Attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE5 ans après la cessation de l’activité
Attestation d’immatriculation (CCI,CMA) pour les autoentrepreneurAu minimum, le temps de l’activité
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)5 ans
– Registre de titres nominatifs
– Registre des mouvements de titres
– Ordre de mouvement
– Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration
5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirsLes 3 derniers exercices
Rapport du gérant ou du conseil d’administrationLes 3 derniers exercices
Rapport des commissaires aux comptesLes 3 derniers exercices

Les documents de gestion du personnel

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ans
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 an
– Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail
– Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT)
5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ans

Durant les délais de conservation mentionnés ci-dessus, l’administration peut effectuer des contrôles dans votre entreprise.
Ne pas être en mesure de fournir ces documents, car ils ont été mal classés ou détruits, peut vous valoir une sanction.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

Vous avez besoin d’aide pour effectuer cet archivage dans le respect de la règlementation ?
Je suis à votre disposition pour mettre en place cette mission

Source : Service-public.fr

Chefs d’entreprise, comment faire des économies sur vos frais généraux ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, en solo ou avec quelques salariés, vous avez tous des factures de frais généraux : énergie, communication, assurance de vos locaux, de vos véhicules, location de photocopieur ….

Ces factures étant bien souvent mensualisées et prélevées automatiquement, le renouvellement du contrat se faisant par tacite reconduction, vous pouvez perdre l’habitude d’en suivre le coût et lorsque vous le faites, la date d’échéance de la résiliation du contrat est dépassée. Vous voilà reparti pour une année supplémentaire.
De plus, votre entreprise a évolué depuis la mise en place de vos contrats, ses besoins aussi. Vos prestataires ont également fait évoluer leurs offres.

Etes-vous sûr que les prestations que vous payez chaque mois correspondent toujours à vos besoins ?

Afin de vous en assurer, je vous propose différentes actions :

  1. Mettre en place un tableau de suivi de vos contrats avec le coût, la durée, la date d’échéance, les conditions de résiliation …
  2. Etudier les besoins couverts par les contrats en place et les comparer avec vos besoins actuels
    • y-a-t-il une différence ?
    • des besoins qui ne sont plus d’actualité ?
    • d’autres qui ne sont pas couverts ?
  3. Une fois cet état des lieux effectué, réfléchir à la pertinence de revoir certains de vos contrats en faisant des demandes de devis
    • à votre fournisseur actuel
    • à d’autres fournisseurs pour avoir des éléments de comparaison

Ce travail de longue haleine peut se révéler payant à double titre : vous gagnez en efficacité en ayant des prestations qui collent vraiment à vos besoins et en rentabilité en payant le juste besoin au juste prix.

Je vous accompagne

Mais vous lancer dans cette analyse vous fait peur ? vous n’avez pas le temps, vos collaborateurs sont déjà bien occupés avec les activités quotidiennes ?
Pas de panique, je peux intervenir sur ce type de mission ponctuelle et vous permettre ainsi d’avoir tous les éléments en main pour prendre votre décision !

Soutenir les entreprises

ad&mots soutient les entreprises touchées de plein fouet par cette crise.

ad&mots apporte son soutien aux entreprises touchées de plein fouet par cette crise

Vous trouverez dans cet article qui sera régulièrement mis à jour, toutes les informations (sous forme de lien vers les sites concernés) sur les aides mises en place par les pouvoirs publics que cela soit au niveau national, régional ou local.

Je peux vous accompagner dans vos démarches pour vous aider à identifier les aides qui correspondent à votre situation

30/11/2020 : quelles sont les règles pour les petits commerces ? protocole sanitaire renforcé, horaires d’ouverture élargis permettant d’accueillir les clients dans de bonnes conditions, précisions concernant le fond de solidarité. Le Monde des Artisans vous en dit plus.
https://www.lemondedesartisans.fr/actualites/assouplissement-les-precisions-pour-les-petits-commerces

30/11/2020 : le confinement a été allégé. Mais certaines activités restent malgré tout fermées administrativement. Pour les autres, la situation financière est compliquée. Quelles sont les aides à destination des activités fermées apportées par le gouvernement ? Et pour les autres ? Toutes les informations sont à votre disposition dans le lien ci-dessous
https://www.economie.gouv.fr/elargissement-renforcement-mesures-soutien-entreprises

05/11/2020 : un focus aujourd’hui sur les aides apportées aux commerçants impactés par ce confinement
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/commercants-aides-covid19

05/11/2020 : report du paiement des loyers de locaux professionnels : comment ça marche ?
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/report-paiement-loyers

05/11/2020 : travailleurs indépendants, comment reporter vos échéances sociales ?
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/delais-de-paiement-decheances-sociales-et-ou-fiscales-urssaf

04/11/2020 : retrouvez au même endroit le détail des mesures d’urgence mises en place par le Ministère de l’Economie, des Finances et de la Relance
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/les-mesures

03/11/2020 : le Grand Périgueux prolonge l’étude des dossiers de demandes d’aide des TPE de moins de 10 salariés et des associations de moins de 50 salariés. Vous avez jusqu’à mi-décembre pour déposer une demande. Plus d’informations
– sur le site du Grand Périgueux : https://www.grandperigueux.fr/au-quotidien/economie-et-emploi/aides-covid-19
– sur le site d’Initiative Périgord : http://www.initiative-perigord.fr/actualites/fonds-de-solidarite.html

03/11/2020 : PGE ou autrement nommé le Prêt Garanti par l’Etat. BPI France vous en dit plus sur son site dédié
https://attestation-pge.bpifrance.fr/description

02/11/2020 : depuis le lundi 2 novembre à 9 heures, un numéro spécial d’information sur les mesures d’urgence pour les entreprises en difficulté est effectif : le 0806 000 245. Il sera accessible du lundi au vendredi de 9 à 12 heures puis de 13 à 16 heures.
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/numero-special-information-mesures-urgences-entreprises-associations

30/10/2020 : vous ne savez plus où se trouve le justificatif à donner à vos salariés pour leur permettre de se déplacer ? C’est par ici
https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus/ressources-a-partager

30/10/2020 : retrouvez ici toutes les mesures d’aides mises en place par l’état pour accompagner les entreprises durant cette période particulière
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises