Soutien en gestion administrative ? des exemples

soutien en gestion administrative

Des prestations de soutien en gestion administrative, ça veut dire quoi ? C’est vaste !

La rédaction, la correction de vos écrits, ça parle à tout le monde.

Des exemples précis seront plus parlants qu’une longue explication.

Document unique d’évaluation des risques professionnels

Mon tout premier client (il y a un an maintenant) m’a missionné pour mettre en place le document unique d’évaluation des risques professionnels (ou DUER) dans ses 2 entreprises :

  • J’ai créé un modèle de DUER le plus facile possible à utiliser.
  • J’ai fait une compilation de toutes les fiches de risques à analyser pour compléter ce document unique.
  • J’ai accompagné son assistante pour compléter ces fiches de risque
  • J’ai complété le document unique avec le résultat de ces analyses et des actions existantes ou à mettre en place pour pallier les risques identifiés.

Comparatif d’une offre de formation sur Mon Compte Formation

Une formatrice indépendante propose des formations en bureautique sur la plateforme Mon Compte Formation. Elle m’a demandé de comparer son catalogue d’offre avec celles proposées par l’organisme certificateur sur lequel elle s’appuie. Elle voulait s’assurer qu’il n’y avait pas de trou dans la raquette dans son catalogue :

Mon compte formation
  • J’ai créé un document Excel pour comparer les 16 offres de formation existantes et visualiser rapidement les points manquants dans son catalogue.
  • J’ai analysé chacune des 16 formations avec celles de l’organisme certificateur.
  • J’ai mis en évidence les manques de son offre de formation afin qu’elle puisse coller à ce qui peutt être attendu dans ce type de formation.

Réécriture et mise en page d’un mémoire technique pour des appels d’offre.

Un artisan chauffagiste m’a demandé de revoir le mémoire technique qu’il utilisait pour répondre aux appels d’offre. Il était conscient que celui-ci ne donnait pas forcément une bonne image de son entreprise. Il souhaitait avoir un document plus étoffé et dont la mise en page serait davantage professionnelle.
Je me suis appuyée sur l’une de ses assistantes, en charge des appels d’offre, pour avoir les informations manquantes et finaliser le contenu.
J’ai fait ensuite une proposition de mise en page que mon client a voulu modifier. Demande à laquelle j’ai bien sûr répondu sans difficulté.

Démarches d’embauche d’un étudiant en alternance

Alternance, étudiant, démarches administratives

J’accompagne actuellement un indépendant dans les démarches nécessaires pour prendre un étudiant en alternance :

  • Saisie de la demande d’alternance sur la plateforme de l’établissement d’accueil de l’étudiant
  • Saisie de la demande de prise en charge par l’OPCO duquel dépend mon client

Recherche de formations en management pour des salariés

Un client, franchisé dans l’automobile, veut faire monter en compétence un de ses salariés. il m’a mandaté pour trouver des formations en management adaptées à son activité. Il faut également mettre en place le financement de ces formations.
Après une prise de contact avec l’OPCO concerné, un diagnostic a été lancé. Je travaille actuellement en lien avec le consultant de l’OPCO pour finaliser le parcours de formation de ce salarié et son financement.

Démarches de création d’un organisme de formation

Création organisme de formation

J’accompagne actuellement un de mes clients qui souhaite lancer son organisme de formation :

  • Création des documents nécessaires : programme de formation, convention de formation, règlement intérieur, CGV, etc.
  • Envoi du formulaire CERFA avec tous les justificatifs à la DIRECCTE

Soutien en gestion administrative : faciliter le quotidien des chefs d’entreprise

Comme vous pouvez le constater, il s’agit d’accompagner les entrepreneurs sur des dossiers ponctuels qui nécessitent des recherches préalables, des réflexions quant à la meilleure façon de mener ce projet.

Ce type de mission demande d’être focalisé sur le dossier. Chose difficile lorsqu’on doit aussi faire marcher son entreprise.

C’est là que j’interviens. Je suis une facilitatrice du quotidien du chef d’entreprise.

Un contact, un échange sur votre problématique, votre besoin et nous définissons ensemble les contours de la mission et la meilleure façon de la mener.

Simple comme un coup de fil !

L'impact de l'orthographe dans le milieu professionnel

L’impact de l’orthographe dans le milieu professionnel

Certificat Voltaire, me voilà !

Certificat Voltaire

Consciente de l’impact de l’orthographe dans le milieu professionnel, je passe la certification Voltaire le 19 mai 2021. Cette certification permet de valider son niveau en orthographe et grammaire. La notation se fait sur 1000 points et selon le nombre de points obtenus, on se voit décerner un niveau qui va de « technique » pour moins de 300 points à « expert pour » plus de 900 points.

C’est un peu l’équivalent du TOEIC pour l’anglais.

Relecture, correction, rédaction et mise en page

Dans le cadre de mon activité, je propose des prestations de relecture, correction, aide à la rédaction et mise en page de vos écrits professionnels : courriers, comptes-rendus, présentations à des partenaires, des fournisseurs, des clients, plaquettes de communication, catalogues de produits, articles… Bref, tous les écrits qu’une entreprise peut manipuler.

Correction, relecture, rédaction, mise en page

Aujourd’hui, vous l’avez sûrement compris, je vais donc vous parler de l’orthographe en milieu professionnel et de l’impact de sa maîtrise (ou pas) vis à vis de l’extérieur.

Les élèves et l’orthographe

L'orthographe en milieu professionnel

En 1987, 2007 et 2015, l’Éducation nationale a mené une expérience en proposant à des élèves de CM2, la même dictée sur ces 3 années : il s’agit d’un texte d’une dizaine de lignes comprenant 67 mots et 16 signes de ponctuation, soit 83 items.

En 1987, les élèves de CM2 faisaient 10.6 fautes en moyenne. En 2015 : presque 18 fautes en moyenne. Cela se passe de commentaires.

L’impact de l’orthographe dans le milieu professionnel

Quel est l’impact des fautes d’orthographe et de grammaire dans le milieu professionnel ? Je vous présente deux études.

L'impact de l'orthographe en milieu professionnel

En février 2019, Opinionway a publié les résultats d’une étude menée pour le compte de Bescherelle (étude réalisée auprès de 205 responsables RH d’entreprises d’au moins 50 salariés et 501 actifs, en emploi ou au chômage, du secteur tertiaire) :

  • 92% des employeurs ont peur qu’une mauvaise expression écrite puisse avoir un impact négatif sur l’image de leur entreprise à l’extérieur
  • 52% des DRH disent avoir déjà rejeté une candidature en raison des fautes de français
  • 15% des employeurs estiment que la promotion d’un salarié a pu être freinée à cause de son niveau en orthographe jugé trop faible


En 2014, une étude d’Ipsos montre que 88% des Français sont choqués par les fautes sur le site officiel d’une entreprise, 83% lorsqu’ils en trouvent dans un courrier professionnel et 80% sur un support officiel de communication.
Ces résultats montrent l’importance d’un écrit de qualité vis-à-vis de l’extérieur et de l’impact que peuvent avoir des supports de communication truffés de fautes d’orthographe, de fautes de syntaxe, d’erreurs de ponctuation, sur l’image de votre entreprise auprès de vos clients et partenaires.

L’assistanat administratif externalisé illustré

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur l’assistanat administratif externalisé sans jamais oser le demander !

Je vous dis tout avec l’aide des illustrations de Jean-Louis Savignac, dessinateur de presse et caricaturiste !

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L’assistanat administratif externalisé illustré

Soutenir les entreprises

ad&mots soutient les entreprises touchées de plein fouet par cette crise.

ad&mots apporte son soutien aux entreprises touchées de plein fouet par cette crise

Vous trouverez dans cet article qui sera régulièrement mis à jour, toutes les informations (sous forme de lien vers les sites concernés) sur les aides mises en place par les pouvoirs publics que cela soit au niveau national, régional ou local.

Je peux vous accompagner dans vos démarches pour vous aider à identifier les aides qui correspondent à votre situation

30/11/2020 : quelles sont les règles pour les petits commerces ? protocole sanitaire renforcé, horaires d’ouverture élargis permettant d’accueillir les clients dans de bonnes conditions, précisions concernant le fond de solidarité. Le Monde des Artisans vous en dit plus.
https://www.lemondedesartisans.fr/actualites/assouplissement-les-precisions-pour-les-petits-commerces

30/11/2020 : le confinement a été allégé. Mais certaines activités restent malgré tout fermées administrativement. Pour les autres, la situation financière est compliquée. Quelles sont les aides à destination des activités fermées apportées par le gouvernement ? Et pour les autres ? Toutes les informations sont à votre disposition dans le lien ci-dessous
https://www.economie.gouv.fr/elargissement-renforcement-mesures-soutien-entreprises

05/11/2020 : un focus aujourd’hui sur les aides apportées aux commerçants impactés par ce confinement
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/commercants-aides-covid19

05/11/2020 : report du paiement des loyers de locaux professionnels : comment ça marche ?
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/report-paiement-loyers

05/11/2020 : travailleurs indépendants, comment reporter vos échéances sociales ?
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/delais-de-paiement-decheances-sociales-et-ou-fiscales-urssaf

04/11/2020 : retrouvez au même endroit le détail des mesures d’urgence mises en place par le Ministère de l’Economie, des Finances et de la Relance
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/les-mesures

03/11/2020 : le Grand Périgueux prolonge l’étude des dossiers de demandes d’aide des TPE de moins de 10 salariés et des associations de moins de 50 salariés. Vous avez jusqu’à mi-décembre pour déposer une demande. Plus d’informations
– sur le site du Grand Périgueux : https://www.grandperigueux.fr/au-quotidien/economie-et-emploi/aides-covid-19
– sur le site d’Initiative Périgord : http://www.initiative-perigord.fr/actualites/fonds-de-solidarite.html

03/11/2020 : PGE ou autrement nommé le Prêt Garanti par l’Etat. BPI France vous en dit plus sur son site dédié
https://attestation-pge.bpifrance.fr/description

02/11/2020 : depuis le lundi 2 novembre à 9 heures, un numéro spécial d’information sur les mesures d’urgence pour les entreprises en difficulté est effectif : le 0806 000 245. Il sera accessible du lundi au vendredi de 9 à 12 heures puis de 13 à 16 heures.
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises/numero-special-information-mesures-urgences-entreprises-associations

30/10/2020 : vous ne savez plus où se trouve le justificatif à donner à vos salariés pour leur permettre de se déplacer ? C’est par ici
https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus/ressources-a-partager

30/10/2020 : retrouvez ici toutes les mesures d’aides mises en place par l’état pour accompagner les entreprises durant cette période particulière
https://www.economie.gouv.fr/covid19-soutien-entreprises

Chefs d’entreprise, préparez la fin d’année !

Pour beaucoup de TPE/PME, la fin de l’année est synonyme de bilan comptable.

3 profils majeurs de chefs d’entreprise se dégagent :

1 – Le chef d’entreprise pouvant s’appuyer sur un.e secrétaire comptable : il aborde cette période plutôt sereinement. Chaque mois, les documents administratifs sont envoyés classés, annotés à son cabinet comptable qui les saisit et lui pose les questions au fil des mois. La fin de l’année permet de consolider l’ensemble de ce travail mensuel et les quelques questions complémentaires trouvent rapidement des réponses.

2 – Le chef d’entreprise sans équipe administrative mais néanmoins suffisamment organisé pour gérer la relation avec son cabinet comptable de façon régulière.

Il y consacre cependant un certain nombre d’heures, en plus du développement de son activité, conscient de l’importance de transmettre des données précises à son expert-comptable pour faciliter la saisie des pièces comptables et leur consolidation en fin d’année. Mais ces heures passées sur le suivi administratif de son activité sont des heures en moins pour la relation avec ses clients, ses fournisseurs, le développement de son activité.

3 – Le chef d’entreprise conscient de l’importance de ce dossier mais dépassé par le temps qu’il faut y consacrer. La paperasse, ça n’est pas sa tasse de thé. Il transmet le paquet de documents chaque mois à son expert-comptable, charge à lui de faire le tri et de rapprocher ce qui doit l’être. Cela engendre des échanges de mails avec l’entrepreneur afin de comprendre qui va où, à payer quoi, quand et comment !

La fin de l’année approchant, il sait qu’il y consacrera des soirées entières voire des week-ends à répondre aux questions de son expert-comptable ! Une situation loin d’être agréable et peu propice à la préparation de l’année à venir.

Vous vous reconnaissez dans les profils 2 et 3 ?

ad&mots vous apporte la solution et vous permet d’aborder plus sereinement cette période cruciale dans la vie d’une entreprise en vous proposant une organisation adaptée à votre fonctionnement.

En déléguant le traitement des documents administratifs à transmettre chaque mois à votre cabinet comptable, vous vous assurez que celui-ci pourra faire les saisies comptables, les consolidations, les analyses avec plus de fluidité ; chaque document, chaque flux financier ayant été clairement identifiés. Le bilan de fin d’année pourra ainsi être abordé avec plus de tranquillité et vous retrouverez le temps qu’il vous faut pour exercer votre métier.

Vous voulez en savoir plus ? Contactez-moi !