Conserver les documents administratifs !

Chaque année, c’est la même chose, le classeur de factures de l’année écoulée dans les mains, les boites à archives pleines à craquer devant vous, les questions qui tournent en boucle :
Je conserve quoi ? Je peux jeter cette facture qui date de 8 ans ?
Non, vous ne pouvez pas ! Une facture se garde 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable auquel elle appartient.

Le classement des documents administratif doit respecter certaines règles

On ne peut pas réduire en confettis les relevés de banque parce que les étagères débordent !
Il existe des règles à respecter, en fonction du type de documents à archiver.

Les documents civils et commerciaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la date de livraison ou de la réalisation de la prestation
Bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)5 ans
Document de transport de marchandises5 ans
Déclaration en douane3 ans
Police d’assurance2 ans à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin de la protection
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin du mandat

Les documents comptables

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Les documents fiscaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Impôt sur le revenu et sur les sociétés6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)6 ans
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)6 ans
Les délais donnés ci-dessus courent à partir de :
– la dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres
– de la date à laquelle les documents ont été établis.

Les documents sociaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)
Attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE
5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation du RCS
Attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE5 ans après la cessation de l’activité
Attestation d’immatriculation (CCI,CMA) pour les autoentrepreneurAu minimum, le temps de l’activité
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)5 ans
– Registre de titres nominatifs
– Registre des mouvements de titres
– Ordre de mouvement
– Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration
5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirsLes 3 derniers exercices
Rapport du gérant ou du conseil d’administrationLes 3 derniers exercices
Rapport des commissaires aux comptesLes 3 derniers exercices

Les documents de gestion du personnel

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ans
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 an
– Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail
– Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT)
5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ans

Durant les délais de conservation mentionnés ci-dessus, l’administration peut effectuer des contrôles dans votre entreprise.
Ne pas être en mesure de fournir ces documents, car ils ont été mal classés ou détruits, peut vous valoir une sanction.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

Source : Service-public.fr