Chefs d’entreprise, combien de temps conserver vos documents !

Chaque année, c’est la même chose, le classeur de factures de l’année écoulée dans les mains, les boites à archives pleines à craquer devant vous, les questions qui tournent en boucle :
Je conserve quoi ? Je peux jeter cette facture qui date de 8 ans ?
Non, vous ne pouvez pas ! Une facture se garde 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable auquel elle appartient.

Le classement des documents administratif doit respecter certaines règles

On ne peut pas réduire en confettis les relevés de banque parce que les étagères débordent !

ad&mots vous dit tout

Les documents civils et commerciaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la date de livraison ou de la réalisation de la prestation
Bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)5 ans
Document de transport de marchandises5 ans
Déclaration en douane3 ans
Police d’assurance2 ans à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin de la protection
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin du mandat

Les documents comptables

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Les documents fiscaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Impôt sur le revenu et sur les sociétés6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)6 ans
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)6 ans
Les délais donnés ci-dessus courent à partir de :
– la dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres
– de la date à laquelle les documents ont été établis.

Les documents sociaux

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)
Attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE
5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation du RCS
Attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE5 ans après la cessation de l’activité
Attestation d’immatriculation (CCI,CMA) pour les autoentrepreneurAu minimum, le temps de l’activité
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)5 ans
– Registre de titres nominatifs
– Registre des mouvements de titres
– Ordre de mouvement
– Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration
5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirsLes 3 derniers exercices
Rapport du gérant ou du conseil d’administrationLes 3 derniers exercices
Rapport des commissaires aux comptesLes 3 derniers exercices

Les documents de gestion du personnel

TYPE DE DOCUMENTSDUREE DE CONSERVATION
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ans
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 an
– Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail
– Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT)
5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ans

Durant les délais de conservation mentionnés ci-dessus, l’administration peut effectuer des contrôles dans votre entreprise.
Ne pas être en mesure de fournir ces documents, car ils ont été mal classés ou détruits, peut vous valoir une sanction.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

Vous avez besoin d’aide pour effectuer cet archivage dans le respect de la règlementation ?
Je suis à votre disposition pour mettre en place cette mission

Source : Service-public.fr

Chefs d’entreprise, préparez-vous à répondre aux marchés publics !

Pour répondre efficacement à un marché public, organisez-vous en amont.

Les marchés publics sont ouverts à toute entreprise, quelle que soit sa taille, quel que soit son statut, son secteur d’activité : prestataire de services, artisan, profession libérale.

Vous lorgnez depuis quelques temps vers ces appels d’offre mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Suivez le guide !

Conseil n°1

Prenez connaissance d’un ou 2 avis d’appel public à la concurrence (AAPC) dans votre secteur d’activité pour voir exactement de quoi il est question.
Vous pouvez les trouvez dans votre journal local, sur les sites internet de vos mairies, sur des sites spécialisés (par exemple le BOAMP – Bulletin Officiel d’Annonces des Marchés Publics).

Conseil n°2

Ayez toujours sous le coude un dossier administratif complet regroupant les justificatifs administratifs généralement demandés pour répondre à un marché public.
Ce dossier administratif est mis à jour chaque année et peut être conservé dans un coffre-fort électronique.
Vous pourrez ainsi les transmettre en toute sécurité à l’acheteur en charge du marché public auquel vous répondez.
Vous pouvez également créer un DUME (Document Unique de Marché Européen) qui simplifie la transmission de ces pièces administratives et des justificatifs.

Conseil n°3

Ayez un dossier de présentation de votre entreprise, vos procédures et méthodes d’intervention …
Ce document, à défaut de servir pour répondre à un marché public, vous servira aussi de carte de visite lorsque vous rencontrerez des partenaires institutionnels, financiers.

Conseil n°4

Mettez en place une veille sur les marchés publics en vous créant des alertes sur les quelques sites majeurs de publication des appels d’offres.
– Marchés-sécurisés.fr
PLACE – La plateforme des achats de l’Etat
DEMAT-AMPA – La plateforme des achats en Nouvelle-Aquitaine

Conseil n°5

Faites-vous connaître auprès des instances officielles de votre secteur (mairie, communauté de communes, conseil départemental).
En effet, si le marché est inférieur à 40 000€, l’acheteur peut décider de ne pas publier d’avis d’appel public à la concurrence et contacter directement 3 entreprises du secteur (ou pas) pour recevoir un devis. S’il ne vous connait pas, il ne vous contactera pas ! Cqfd

Conseil n°6

Si vous êtes vraiment décidé à vous positionner sur des marchés publics, faites l’acquisition d’un certificat de signature électronique.
La réponse aux marchés publics étant en grande majorité entièrement dématérialisée, la signature de certains documents ne peut se faire qu’avec ce certificat.

Conseil n°7

Faites appel à ad&mots pour avoir un accompagnement personnalisé et adapté à votre besoin. Vous choisissez le niveau de prestations qui vous convient :

  1. simple veille sur les marchés publics,
  2. constitution du dossier administratif,
  3. création d’un coffre-fort électronique et téléchargement des justificatifs administratifs
  4. acquisition d’un certificat de signature électronique
  5. élaboration du dossier de présentation de votre entreprise,
  6. accompagnement dans la réponse au marché public.

Comment éviter le salariat déguisé ?

Vous êtes chef d’entreprise et vous souhaitez faire appel à un(e) assistant(e) de gestion/commercial(e) indépendant(e).
Vous êtes vous-même assistant(e) de gestion/commercial(e) indépendant(e) et proposez vos services aux entrepreneurs de façon régulière ou ponctuelle.

Certaines précautions sont à prendre dans la mise en place de la relation professionnelle afin de ne pas tomber dans le salariat déguisé et que l’entreprise subisse un redressement des cotisations sociales suite à un contrôle de l’URSSAF.

A quoi reconnait-on le salariat déguisé ?

2 points peuvent faire penser qu’on se trouve en présence de salariat déguisé
1. L’entrepreneur n’a qu’un seul client, il se trouve en situation de dépendance économique vis à vis de ce client et n’arrive pas à développer sa clientèle. Il peut même arriver que son client lui interdise de travailler pour d’autres entreprises.
2. On constate un lien de subordination entre le travailleur indépendant et son client qui oblige le travailleur indépendant à suivre les consignes de travail, d’organisation, d’horaires, … de son client.
Juridiquement, quelle est la définition de ce lien ?

La subordination juridique consiste en « l’exécution d’un travail sous l’autorité d’un employeur qui a le pouvoir de donner des ordres et des directives, d’en contrôler l’exécution et de sanctionner les manquements de son subordonné » (Cass. Soc. 13 novembre 1996, n° 94-13187).

https://www.portail-autoentrepreneur.fr/academie/gestion-auto-entreprise/embauche-sous-traitance/salariat-deguise

Quelles sont les précautions à prendre ?

Pascale Monge, RH&M, conseil en ressources humaines et médiateur professionnel, nous donne les conseils suivants :

  1. Le prestataire de service doit avoir plusieurs clients et donc émettre plusieurs factures tout au long de l’année.
    S’il est en phase de lancement de son activité et n’a encore qu’un seul client, il doit montrer qu’il mène les actions nécessaires pour agrandir son portefeuille de clients.
  2. Le prestataire de service ne fait pas partie de l’entreprise et de ses effectifs.
    Il s’organise comme il l’entend pour réaliser sa prestation, il n’a pas l’obligation d’assister à des réunions de travail, il prend ses congés en fonction de son propre planning et non pas en fonction de celui de l’entreprise…
    Ses horaires de travail ne peuvent pas lui être imposés.
  3. Le prestataire de service doit, au maximum, utiliser son propre matériel informatique lorsqu’il travaille dans l’entreprise de son client.
  4. En cas de remplacement d’un salarié absent sur un temps plein :
    • Pour une courte durée, (une quinzaine de jours, 3 semaines) cela ne pose généralement pas de problème car l’entreprise peut mettre en avant le fait qu’elle n’a pas pu faire appel à l’embauche d’un salarié en contrat à durée déterminée en raison de la trop courte durée de ce CDD.
    • Pour un remplacement de longue durée (remplacement d’un congés maternité, d’un arrêt maladie longue durée), le recours à un(e) prestataire indépendant(e) est plus délicat.
      L’entreprise doit pouvoir prouver qu’elle n’a pas trouvé de candidat répondant à son besoin (annonces diffusées sans retour, entretiens effectués avec des candidats n’ayant pas le bon profil, …). Sa seule solution était alors de faire appel à un(e) indépendant(e).
  5. Pour des missions ponctuelles de longue durée : mise en place d’un projet,  management de transition.
    La mission doit faire apparaître une date de fin qui prouve que le besoin n’est pas récurrent et ne nécessite donc pas l’embauche d’un salarié.
  6. Pour des missions régulières avec peu d’heures 
    • Mettre en place un système de forfait mensuel, avec tacite reconduction chaque année, sans détailler les tâches prises en charge.
    • Bien faire apparaître la notion de durée et de possibilité de désengagement de la part de l’entreprise comme de celle du prestataire.
    • De plus, en dessous d’un 1/4 temps, il est difficile de trouver un salarié qui accepterait de travailler si peu d’heures/semaine. Utiliser les services d’un(e) indépendant(e) est donc bien souvent la seule solution qui s’offre à l’entreprise.

Etablissement d’un contrat de prestation

Il est donc primordial qu’un contrat soit établi en bonne et due forme entre le travailleur indépendant et son client.
C’est à l’indépendant de fixer les conditions de son intervention dans ce contrat.

Ce contrat doit comporter :

  • l’identification des parties dans cet ordre : Le prestataire (vous), le client
  • la nature de la prestation (ou l’objet du contrat), définie de manière claire et exaustive
  • les moyens mis à disposition par les parties
  • le délai ou la durée de la mission ou de la prestation avec des clauses de renouvellement, préavis, résiliation, litige
  • les obligations des parties
  • les modalités financières, rémunération
  • la date et les signatures des parties

Source : fédération-auto-entrepreneur.fr

Quels sont les risques ?

En cas de preuve de salariat déguisé, seule l’entreprise qui fait appel aux services d’un(e) assistant(e) externalisé(e) est pénalisée.
En effet, l’URSSAF estime que le/la prestataire de service est en règle car elle verse ses propres cotisations sociales sur son chiffre d’affaires.

Il peut cependant lui être demandé le remboursement des prestations sociales et des allocations chômage qu’il aurait touché durant cette période.

L’entreprise, par contre, en faisant appel à un(e) indépendant(e) plutôt qu’à un(e) salarié(e), s’affranchit donc des cotisations patronales dues sur un salaire car elle règle une facture de prestation au lieu d’établir un bulletin de salaire.

Plus précisément

  1. Pour le travailleur indépendant :
    1. Se trouver en situation de dépendance économique s’il n’a qu’un seul client
    2. A travail égal, ne pas bénéficier de la même couverture sociale qu’un salarié de l’entreprise
    3. Perdre sa liberté d’indépendant qui est bien souvent la raison pour laquelle une personne se met à son compte
  2. Pour l’entreprise (source portail-autoentrepreneur.fr) :
    1. Le tribunal des prud’hommes peut requalifier la mission de l’auto-entrepreneur en contrat de travail. Le client donneur d’ordre, qui a agi en réalité comme un employeur, peut être condamné à verser :
      • Les salaires et indemnités (congés, heures supplémentaires, primes…) correspondant à un poste équivalent, depuis le début avéré de la relation de travail 
      • Les cotisations sociales dues à l’URSSAF 
      • Des indemnités de licenciement et des dommages et intérêts, en cas de rupture de contrat
    2. Subir un redressement des cotisations sociales par l’URSSAF
    3. Avoir des sanctions pénales très lourdes : « Cela constitue un délit (article L8221-5 du Code du Travail) et les sanctions prévues dans ce cadre sont une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 3 ans et 45 000 € d’amende. En cas de récidive, les sanctions peuvent être doublées. »