Améliorer votre organisation avec des procédures administratives

En quoi la mise en place de procédures administratives peut faciliter la vie de votre entreprise ?

De nombreux chefs d’entreprise se sentent dépassés par la gestion administrative quotidienne de leur activité surtout lorsque leur société ne compte pas ou très peu de salariés en charge de cette gestion.

En effet, dans les petites structures, le personnel administratif se trouve « au four et au moulin » : gestion administrative, gestion commerciale, gestion des salariés, etc.

Une grande partie de ce qui ne concerne pas le cœur même de l’activité de l’entreprise est de leur ressort. La pression peut devenir très forte si un minimum d’organisation n’est pas mis en place.

Gestion administrative

Qu’entend-on par procédure administrative ?

Qui dit procédure ne dit pas rigidité. L’entreprise ne va pas y perdre en agilité, en réactivité, bien au contraire !

En effet, la mise en place de procédures va consister à réfléchir et à mettre par écrit les différentes étapes à suivre pour exécuter une tâche.

Chaque intervenant n’aura plus qu’à suivre ce mode d’emploi pour réaliser cette tâche. Il sera ainsi certain de ne rien oublier.
Les différentes étapes, clairement définies, rendront le travail plus fluide à effectuer.
Les erreurs préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise seront limitées.

Devis signé

Un exemple : mettre par écrit la procédure à suivre lorsqu’un futur client vous contacte pour passer commande peut ainsi éviter d’oublier que tout devis doit être validé par écrit et non juste par un simple appel. Cette validation écrite permettra d’éviter les soucis en cas de réclamation du client sur sa commande (si celle-ci est bien conforme au devis qu’il a validé).

Comment mettre en place des procédures administratives ?

Pas de panique ! il n’y a pas besoin d’avoir un bac+5 en organisation pour mettre en place des procédures. Il faut juste avoir un bon sens de l’observation et un esprit organisé.

Plusieurs étapes sont nécessaires :

  1. Lister les services ou les secteurs concernés : commerce, administratif, logistique, RH, etc.
  2. Lister les différentes tâches qui sont effectuées dans ces services : gestion des prospects, des clients, des fournisseurs, gestion des règlements, des frais généraux, embauche de nouveaux salariés, etc.
  3. Observer et mettre à plat ce qui est fait à l’instant T dans l’entreprise : ne pas réfléchir à ce qui devrait être fait mais à ce qui existe au moment où vous faites cette analyse
  4. Définir l’organisation que vous voudriez avoir pour chacun de ces services, pour chacune de ces tâches
  5. Comparer le point 3 par rapport au point 4
  6. Mettre en place les actions correctrices : modification des procédures actuelles, création de procédures inexistantes
  7. Et bien sûr : communiquer avec vos salariés sur la mise en place, la modification de ces procédures
Procédures administratives

Comment faire vivre ces procédures administratives ?

Ces procédures ne sont pas gravées dans le marbre. Elles vont vivre et évoluer en fonction de l’activité de votre entreprise mais également en fonction des personnes qui la composent.

A leur création, vous pouvez vous laisser quelques semaines, quelques mois pour valider leur efficacité et y apporter certains ajustements. Le développement de votre clientèle peut également vous amener à revoir la procédure de suivi des commandes ou de facturation.

Si vous gériez les contrats de travail en interne et que l’augmentation du nombre de salariés vous amène à faire appel à un cabinet comptable pour cela, la procédure d’embauche de nouveaux salariés va également évoluer avec l’arrivée de ce nouveau prestataire.

Vous voulez vous lancer ?

Vous avez bien compris qu’il ne s’agit pas de mettre un cadre fixe et rigide à votre gestion administrative mais, au contraire, en mettant en place des références, de faciliter cette gestion, de limiter les erreurs, d’intégrer plus facilement les nouveaux collaborateurs.




Je vous invite à prendre connaissance de cet article, paru sur le site de la FFMAS (fédération française des métiers de l’assistanat et du secrétariat) à la suite d’un webinaire portant sur l’audit administratif que j’ai animé avec une consœur en mars 2021.